In einer zunehmend globalisierten Welt sind internationale Geschäftsreisen unverzichtbar geworden. Sie ermöglichen Unternehmen den Zugang zu neuen Märkten und schaffen wertvolle Netzwerke. Doch mit den Chancen gehen auch Risiken einher, weshalb ein fundiertes Reise-Risikomanagement essenziell ist. Hier spielt ISO 31030 eine entscheidende Rolle.
Was ist ISO 31030?
ISO 31030 ist ein internationaler Leitfaden, der Unternehmen dabei unterstützt, ein effektives Reise-Risikomanagement aufzubauen. Der Standard zielt darauf ab, den Schutz von Mitarbeitern während internationaler Reisen zu gewährleisten und Unternehmen in die Lage zu versetzen, Risiken frühzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.
Die Vorteile von ISO 31030
- Proaktive Planung: Unternehmen können Risiken bereits in der Planungsphase minimieren, indem sie Reiserouten, Unterkünfte und Aktivitäten strategisch auswählen.
- Kontinuierliches Monitoring: Durch regelmäßige Überwachung lassen sich potenzielle Gefahren frühzeitig erkennen und darauf reagieren.
- Schnelle Reaktionen: Ein gut durchdachter Notfallplan hilft, im Falle eines unerwarteten Ereignisses schnell und effektiv zu handeln.
Umsetzung von Reise-Risikomanagement gemäß ISO 31030
Identifizieren Sie alle potenziellen Risiken, die mit Geschäftsreisen verbunden sein könnten. Analysieren Sie die die Ziel-Länder, in die Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schicken wollen. Sie können dafür z.B. Quellen wie die Ländersuche Ihres Außenministeriums verwenden. Hier z.B. finden Sie die Länderbeschreibungen auf der Webseite des Österreichischen Außenministeriums.
Legen Sie klare Richtlinien fest, um Risiken zu minimieren, und kommunizieren Sie diese an alle Mitarbeiter. Solche Richtlinien sollten die folgenden Punkte beinhalten:
- Legen Sie fest, wer für die Planung, Überwachung und Notfallreaktion verantwortlich ist. Dies könnten HR-Abteilungen, Sicherheitsbeauftragte oder externe Dienstleister sein.
- Bestimmen Sie die Mindestanforderungen für Unterkünfte, Verkehrsmittel und Reiserouten, um das Risiko für die Mitarbeiter zu minimieren.
- Entwickeln Sie klare Kommunikationsrichtlinien für den Kontakt mit den Reisenden während der gesamten Reise. Hierzu gehören Notfallkontakte, Kommunikationskanäle und Meldepflichten.
- Legen Sie Verhaltensstandards für Reisende fest, z. B. wie sie mit lokalen Gesetzen und Bräuchen umgehen sollen und wie sie sich in bestimmten Situationen (z. B. bei Unruhen oder Naturkatastrophen) verhalten sollen.
- Definieren Sie Kriterien für die Genehmigung von Reisen, einschließlich einer Prüfung des Reiseziels auf Sicherheitsaspekte.
- Erstellen Sie detaillierte Protokolle für den Umgang mit Notfällen, einschließlich Evakuierungsplänen, alternativen Kommunikationsmitteln und medizinischer Versorgung.
- Führen Sie Schulungen und Vorbereitungsbriefings durch, um Mitarbeiter auf potenzielle Risiken und die Nutzung von Sicherheitsmaßnahmen vorzubereiten.
- Erstellen Sie einen Prozess, um die Richtlinien kontinuierlich zu aktualisieren, indem Sie Feedback von Reisenden sammeln und aktuelle Risikoeinschätzungen einbeziehen.
- Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien einfach zugänglich und verständlich für alle Mitarbeiter sind. Erwägen Sie, ein übersichtliches Handbuch oder eine digitale Plattform zu erstellen.
Schulen und bereiten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf vor, wie sie sich in unterschiedlichen Situationen bei Dienstreisen verhalten sollen.
Fazit
Mit ISO 31030 kann Ihr Unternehmen eine solide Strategie für Reise-Risikomanagement entwickeln. Dies stellt sicher, dass internationale Geschäftsreisen nicht nur gewinnbringend, sondern auch sicher für alle Beteiligten sind. Proaktive Planung, kontinuierliches Monitoring und schnelle Reaktionen sind die Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung.
Foto: Die Krisenplaner GmbH / Markus Glanzer
